問い合わせ管理の流れ | Synergy! サポートページ

問い合わせ管理の流れ

1.問い合わせ管理自体の権限設定

問い合わせ管理を複数のユーザで利用する場合は、
・その他>共通設定にて権限グループの作成とユーザの登録
・問い合わせ管理での権限設定
の両方を設定する必要があります。

まず、Synergy!画面ヘッダ右上の【その他>共通設定】にて権限グループの作成とユーザの登録を行います。
※問い合わせ管理で設定する権限は、手順2.でメールBOXを作成してから行います。

●権限グループの作成とユーザの登録については、「Synergy!の操作ユーザを追加したい」を参照してください。
●問い合わせ管理に関する権限についての詳細は、「問い合わせ管理全体に関する権限一覧」を参照してください。
●問い合わせ管理の権限についての詳細は、「各機能の操作に関する権限一覧」を参照してください。

2.メールBOXの新規作成

問い合わせ管理を利用するには、まずメールBOXを作成する必要があります。
メールBOXを作成すると、問い合わせ用のメールアドレスが1つ発行されます。

メールアドレスは、@以前を半角英数字16文字以内の任意のアドレスを設定することができ、問い合わせ用のメールアドレスに届いたメールは、該当するメールBOXに格納されます。

メールBOXを作成したら、手順3.で問い合わせ管理での権限設定を行ってください。
※メールBOXの詳細な設定は、手順3.で問い合わせ管理での権限設定を行った後に行ってください。

3.各機能の操作に関する権限設定

手順2.で設定したメールBOXに権限を設定します。
※問い合わせ管理での権限は、おもにメールBOXごとに設定します。

●権限グループの作成とユーザの登録については、「Synergy!の操作ユーザを追加したい」を参照してください。
●問い合わせ管理の権限についての詳細は、「各機能の操作に関する権限一覧」を参照してください。

4.メールBOXの詳細を設定する

メールBOXごとに、以下のような設定を行います。

問い合わせフォームを作成・公開する

フォームからの問い合わせを受け付ける場合は、問い合わせフォームを作成します。
問い合わせフォームは、メールBOXごとに設置します。フォームからの問い合わせデータは、該当するメールBOXに格納されます。
●問い合わせ管理フォームについての詳細は、「問い合わせフォームについて」を参照してください。

また、問い合わせ管理機能での問い合わせフォームだけでなく、フォーム機能の更新登録フォームを連携させることもできます。
●フォーム機能のフォームとの連携についての詳細は、「問い合わせ管理との連携について」を参照してください。

その他の基本設定

必要に応じて、以下の基本設定を行ってください。
●基本設定についての詳細は、「基本設定について」を参照してください。

  • フォルダ管理

    メールBOX内にフォルダを作成します。

  • 振り分け設定

    受信したメールやフォームからの問い合わせを、フォルダへ振り分けるルールの設定を行います。

  • ジャーナルメール設定

    メールBOXへの問い合わせの着信を管理者へ通知するためのジャーナルメールを設定します。

  • データベース自動連携設定

    メールやフォームからの問い合わせ内容を、受信と同時に自動的にSynergy!のデータベースに書き込む設定を行います。

  • テンプレート作成

    本文、差出人、署名のテンプレートを作成します。
    ●テンプレートの作成・編集についての詳細は、「テンプレートについて」を参照してください。

5.問い合わせ対応を行う

新着メッセージの確認

メールBOXを開いて、新しく届いた問い合わせの内容を確認します。
画面右上の【再読込】ボタンで、画面を最新の状態に更新することができます。
受信した問い合わせは、最初はステータスが「未対応」となっています。
●問い合わせ管理画面の見方についての詳細は、「問い合わせ管理トップ画面」を参照してください。

問い合わせに返信する

受信した問い合わせに対して返信します。
メールでの問い合わせは差出人メールアドレスへ、フォームでの問い合わせはメールアドレス項目に入力されたメールアドレスへ、メールが返信されます。
返信が完了した問い合わせは、ステータスが「対応済」に変わります。

ただし、承認機能を使用している場合は、返信メールはいったん承認待ちフォルダへ移動します。このとき問い合わせのステータスは「承認待ち」に変わります。
承認待ちの返信メールは、承認権限を持ったユーザによって承認されるまでは送信されません。
●問い合わせの返信についての詳細は、「問い合わせへの返信」を参照してください。

非承認メールを再編集する

※承認機能を使用している場合のみ
承認待ちのメールが承認者によって承認されなかった場合は、メールは送信されず、非承認フォルダに移動します。
非承認フォルダより、非承認理由を確認して再編集してください。
再編集を完了したメールは、再び承認待ちフォルダへ移動します。
●承認機能及び非承認メールの対応についての詳細は、「承認機能について」を参照してください。

対応履歴の追加

問い合わせに対し、メールを返信する以外に電話やFAXなどで対応を行った場合は、対応履歴を登録することができます。
担当者間で共有したいコメントの記録などにも利用できます。
●対応履歴の追加についての詳細は、「問い合わせ履歴」を参照してください。



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